Sayfa yükleniyor
Bayi ağıyla çalışan üretim firmalarında satış ve muhasebe ekiplerinin günü büyük ölçüde üç soruyla geçer: ürün stokta var mı, bakiyem ne kadar, geçen hafta verdiğim sipariş sevk edildi mi? Bu soruların cevabı zaten sistemde durur; eksik olan, bayinin o cevaba kendi başına ulaşabilmesidir.
B2B portal tam olarak bu boşluğu kapatmak için kurulur. Ancak portalı yalnızca bir sipariş ekranı olarak düşünmek, bu projelerin neden sık sık yarım kaldığını da açıklar. İşin zor kısmı arayüz değil, arkadaki fiyat, stok ve cari mantığıdır.
Portal kararını vermeden önce bir hafta boyunca gelen çağrıları ve e-postaları kabaca sınıflandırmak işe yarar. Sipariş girişi, stok sorgusu, bakiye sorgusu, sevkiyat takibi, fatura kopyası talebi gibi başlıklar birkaç gün içinde kendiliğinden ayrışır.
Bu sınıflandırma iki şey söyler. Birincisi hangi ekranın önce yazılması gerektiği, ikincisi portalın gerçekten hangi yükü devralacağıdır. Ölçmeden başlanan projelerde ise emeğin hangi ekrana harcanacağı tahmine kalır.
Telefonun asıl maliyeti de konuşma süresi değil, kesintidir. Sipariş hazırlayan bir kişinin gün içinde defalarca bölünmesi, hem hata oranını hem de iş bitirme süresini doğrudan etkiler.
Bayinin siparişi kendi girmesi, temsilcinin siparişi dinleyip sisteme aktarmasından daha doğrudur; arada bir kulak ve bir klavye eksilir. Ürün kodunun yanlış anlaşılması, adet ve ambalaj birimi karışıklığı bu aşamada büyük ölçüde ortadan kalkar.
Sipariş, girildiği anda stok ve fiyat kontrolünden geçmelidir. Bayi ekranda gördüğü fiyatla siparişi kapatabiliyorsa portal işini yapıyor demektir. Sipariş sonrasına ayrı bir fiyat teyidi adımı eklendiği anda telefon trafiği geri gelir.
Bakiye, vade, açık faturalar ve tahsilat kayıtları bayinin kendi ekranından görülebilir olmalı. Ekstrenin PDF olarak indirilebilmesi, muhasebe tarafına gelen belge taleplerini e-postadan portala taşır.
Siparişin hangi aşamada olduğu, tek satırlık bir durum bilgisiyle gösterilebilir: onaylandı, üretimde, hazırlanıyor, sevk edildi. İrsaliye ve fatura kopyalarının aynı ekrandan indirilebilmesi de bu mantığın parçasıdır.
Çoğu firmada fiyat tek bir liste değildir. Bayi grubuna göre değişen listeler, ürün grubu bazında iskontolar, kampanya dönemleri, miktar kademeleri ve bayiye özel anlaşmalar üst üste biner.
Portal yazılmadan önce bu kuralların yazılı hâle getirilmesi gerekir. Kurallar genellikle birkaç kişinin hafızasında ve dağınık Excel dosyalarında durur. Sisteme taşınmadıkları sürece portal doğru fiyatı gösteremez.
Bu soruların cevabı netleşmeden yazılan portal, satış ekibinin sürekli düzeltmek zorunda kaldığı bir ekrana dönüşür ve kısa sürede güven kaybeder.
Portal, ERP'deki hatalı stok ve fiyat verisini düzeltmez; yalnızca o hatayı bayiye de gösterir.
Portalın kendi veritabanını ERP'nin ikinci bir kopyasına dönüştürmek, iki taraf arasında kalıcı bir tutarsızlık riski yaratır. Doğru yaklaşım, her veri türü için tek doğru kaynağın nerede olduğunu baştan belirlemektir.
Cari bakiye, fatura ve stok gibi veriler ERP'de üretilir, portal bunları okur. Sipariş portalda oluşur ve ERP'ye yazılır. Kullanıcı hesapları, ürün görselleri ve açıklamalar gibi veriler ise portalda kalabilir.
Entegrasyonun iki pratik sorusu vardır: ne sıklıkla ve hangi arayüzle. Stok bilgisinin anlık olması gerekiyorsa doğrudan sorgu, gün içinde birkaç kez yenilenmesi yeterliyse zamanlanmış aktarım kurulur. ERP tarafında hazır bir servis arayüzü yoksa ara katman yazmak gerekir; bu maliyet projenin başında görünür olmalıdır.
Aktarımın sessizce durması, sonradan fark edilmesi en zor sorunlardan biridir. Başarısız kayıtların bir yerde biriktiği ve bunu düzenli olarak gören bir sorumlunun bulunduğu bir mekanizma kurulmadan entegrasyon tamamlanmış sayılmaz.
Portal açıldıktan sonra bayilerin bir kısmı telefonu aramaya devam eder. Bu direncin arkasında çoğunlukla alışkanlık ve ilk denemede yaşanan küçük bir aksaklık bulunur.
En çok sipariş geçen birkaç bayiyle başlamak, arayüzdeki eksikleri erken görmeyi sağlar. Kısa bir ekran kaydı, tek sayfalık bir kılavuz ve ilk hafta boyunca telefonda birlikte sipariş geçmek çoğu zaman eğitimin tamamıdır.
Telefonu tümüyle kapatmak da gerekmez. Portalda geçilen siparişin daha az soruyla ilerlediği görüldüğünde yön kendiliğinden değişir.
Portal projesine başlamadan önce şu maddeleri tamamlamak, işin büyük kısmını daha en baştan çözer.
Bu maddeler tamamlandığında yazılım tarafındaki belirsizlik büyük ölçüde azalır. Zorluk portalda değil, portalın göstereceği verinin düzenindedir.
Ücretsiz bir değerlendirmeyle başlıyoruz. Mevcut durumunuzu çıkarıyor, riskleri ve eksikleri önceliklendirilmiş bir yol haritası halinde sunuyoruz.
Ücretsiz değerlendirme
