Sayfa yükleniyor
Ay sonunda muhasebe biriminde biriken fatura ve irsaliye yığını, üretim firmalarında çoğu zaman ayrı bir maliyet kalemi olarak hesaplanmaz. Belgeler gelir, biri açar, bakar, ERP ekranına satır satır girer. İş yapılır ama harcanan zaman hiçbir raporda ayrı bir satır olarak görünmez.
Bu yazının konusu, o girişin bir kısmını yazılıma devretmek. Tamamını değil, bir kısmını. Aradaki farkı baştan kabul etmek, projenin işe yarayıp yaramamasını belirliyor.
Elle giriş hiçbir kurulum gerektirmediği için hep en kolay seçenek gibi görünür. Belge geldiğinde kimse toplantı yapmaz, biri oturur ve girer. Tek tek küçük olduğu için toplam maliyet hiçbir zaman hesaplanmaz.
İkinci neden, hatanın geç ortaya çıkması. Yanlış girilen bir stok kodu ya da vade tarihi genellikle mutabakat sırasında fark edilir. O noktada hata, kaydın kendisiyle birlikte ona bağlı diğer kayıtların da gözden geçirilmesini gerektirir.
Alan çıkarma, taranmış ya da PDF hâline getirilmiş bir belgeden belirli veri parçalarını okuyup yapılandırılmış bir kayda dönüştürme işidir. Fatura numarası, tarih, vergi numarası, kalem satırları, tutarlar. Metnin tamamını okumak değil, işinize yarayan alanları yerinden alıp doğrulamak.
İşin iki katmanı var. Birincisi metnin görüntüden çıkarılması, ikincisi çıkan metnin doğru alana eşlenmesi. Dijital doğan belgelerde birinci katman zaten yoktur; zorluk ikinci katmanda toplanır.
E-fatura ve e-irsaliye gibi yapılandırılmış belgelerde alanlar tanımlıdır. Burada bir modele değil, doğru ayrıştırıcıya ve düzgün bir alan eşlemesine ihtiyaç vardır. Bu tür belgeler için tahmin yapan bir katman kurmak, gereksiz karmaşıklık üretir.
Tedarikçinin kendi şablonuyla gönderdiği kâğıt irsaliye, kantar fişi, gümrük evrakı ve el yazısı düzeltme içeren belgeler serbest formatlıdır. Alanların yeri tedarikçiden tedarikçiye, bazen aynı tedarikçide bile değişir. Alan çıkarma asıl burada işe yarar, asıl burada da yanılır.
Pratik yaklaşım şudur: belge türlerini sayın ve hacme göre sıralayın. Hacmin büyük kısmını üreten birkaç şablonla başlamak, her belge türünü aynı anda kapsamaya çalışmaktan daha kolay yönetilir.
Çıkarılan her alanın yanında bir güven değeri bulunur. Doğru kurgu, belirlenen eşiğin altında kalan alanları otomatik kaydetmeyip bir onay kuyruğuna göndermektir. Onay ekranında belgenin görüntüsü ile çıkarılan değer yan yana durmalı ki kontrol tek ekranda tamamlanabilsin.
Eşiği nereye koyacağınız teknik değil iş kararıdır. Tutar ve vergi numarası gibi alanlarda eşiği yüksek tutup daha çok belgeyi insana düşürmek, yanlış kaydın sonradan bulunup düzeltilmesi ihtimalini azaltır. Açıklama alanında aynı titizlik gerekmez.
Otomasyonun hedefi belgelerin tamamını insansız işlemek değil; insanın baktığı belge sayısını, gerçekten bakılması gereken belgelerle sınırlamaktır.
Çıkarılan veri doğrudan tabloya yazılmamalı. Aradaki katman, kendi sisteminizin kurallarını çalıştırmalı: cari hesap tanımlı mı, stok kodu karşılığı var mı, kalem toplamı belge toplamıyla uyuşuyor mu.
Aktarımın tekrarlanabilir olması da önemli. Aynı belge iki kez işlendiğinde ikinci bir kayıt oluşmamalı; belge numarası ile tedarikçi birleşimi üzerinden tekilleştirme kuralı baştan tanımlanmalı.
Bir de geri dönüş yolu gerekir. Sisteme giren her kaydın kaynak belgesine, çıkarılan ham değerlere ve varsa insan düzeltmesine tek adımda ulaşılabilmeli. Bir kayıt sonradan tartışmalı hâle geldiğinde ilk bakılacak yer burasıdır.
“Çalışıyor mu?” sorusunun ölçülebilir karşılığı, alan bazında doğruluk oranıdır. Belge bazında bakmak yanıltıcıdır; tek bir yanlış alan belgenin tamamını hatalı gösterir ama sorunun nerede olduğunu söylemez.
Ölçüm için elle doğrulanmış bir referans küme ayırın ve bu kümeyi zamanla büyütün. İnsan onayında düzeltilen alanlar hazır bir veri kaynağıdır; neyin düzeltildiği, sistemin nerede zayıf olduğunu doğrudan gösterir.
İkinci ölçüt, insana düşen belge oranının zaman içindeki seyridir. Bu oran hiç düşmüyorsa ya eşik yanlış konumlanmıştır ya da düzeltmeler sisteme geri beslenmiyordur.
Aşağıdaki maddeler, ilk toplantıdan önce kendi ekibinizle netleştirebileceğiniz konulardır. Çoğu yazılım değil, kural ve sorumluluk meselesidir.
Ücretsiz bir değerlendirmeyle başlıyoruz. Mevcut durumunuzu çıkarıyor, riskleri ve eksikleri önceliklendirilmiş bir yol haritası halinde sunuyoruz.
Ücretsiz değerlendirme
