Sayfa yükleniyor
Kurum içi yapay zeka asistanı konuşulmaya başlandığında ilk soru genelde hangi modelin kullanılacağı oluyor. Oysa sonucun kalitesini belirleyen şey çoğu zaman model değil, modele verilen belgelerin durumu.
Bir asistan, kendisine gösterilen dokümanların ötesinde bir şey bilmez. Dosya sunucusunda yıllar içinde çoğalmış, hangisinin geçerli olduğu belli olmayan bir prosedür yığını varsa, asistan da bu belirsizliği aynen size geri verir.
Bu yazı, kurulumdan önce doküman tarafında yapılması gereken hazırlığı anlatıyor. Hazırlığın merkezinde BT ekibi değil, belgeleri günlük işinde kullanan süreç sahipleri yer alır.
Üretim yapan bir firmada aynı konuyu anlatan birden fazla belge bulunması olağandır. Kalite prosedürü Word olarak bir klasörde durur, imzalı PDF hâli başka bir klasördedir, revizyon notu ise bir e-posta ekinde kalmıştır.
Deneyimli bir çalışan bu karmaşayı sezgisiyle çözer; hangi dosyanın gerçekten yürürlükte olduğunu bilir. Yazılım bunu bilmez. Çelişen iki belgeyi de aynı ağırlıkta okur ve ortaya ikisinin karışımı bir cevap çıkarır.
Bu yüzden hazırlığın ilk adımı model seçimi değil, hangi belgenin geçerli olduğuna karar vermektir. Bu karar verilmeden yapılan her kurulum, mevcut kargaşayı daha hızlı yayan bir araç üretir.
Her şeyi vermek cazip görünür ama iyi bir yaklaşım değildir. Kapsam genişledikçe, alakasız içeriğin doğru cevabı bastırma ihtimali de artar.
Pratikte işleyen yöntem, sık sorulan soruların listesinden geriye doğru gitmektir. Çalışanlar günlük işlerinde en çok neyi soruyorsa, o soruların cevabını taşıyan belgeler ilk kapsamı oluşturur. Kapsam sonradan genişletilebilir.
Taslak hâlindeki çalışmalar, kişisel notlar, özlük ve bordro dosyaları, sözleşme müzakere yazışmaları ilk aşamada kapsam dışında tutulur. Bunlar hem gizlilik açısından risklidir hem de asistanın işine yaramaz.
Sisteme giren her belgenin bir sahibi ve bir revizyon tarihi olmalıdır. Sahibi belli olmayan bir doküman, güncelliği hiç kimse tarafından takip edilmeyen bir dokümandır.
Eski sürümler silinmek zorunda değil; ayrı bir arşiv alanına taşınıp kapsam dışında bırakılması yeterlidir. Böylece geçmişe erişim korunur, asistan ise yalnızca yürürlükteki metni görür.
Ayıklama bir kereye mahsus bir iş değildir. Prosedür değiştiğinde kaynak havuzunun da güncellenmesi, doküman yönetim sürecinin normal bir adımı hâline getirilmelidir.
Asistanın kullandığı belge, soruyu soran kişinin zaten görmeye yetkili olduğu belge olmalıdır. Aksi hâlde sistem, mevcut yetki sınırlarını sessizce ortadan kaldıran bir kanala dönüşür.
Bu nedenle dosya sunucusundaki izin yapısının önce kendi içinde tutarlı olması gerekir. Yıllar içinde pratik olsun diye herkese açılmış klasörler varsa, sorun yapay zekâdan önce oradadır.
Kurulum öncesi kısa bir test: aynı soruyu farklı rollerin yetkileriyle sorun. Cevapların kapsamı role göre değişmiyorsa, ayıklanması gereken şey belgeler değil, izinlerdir.
Kurum arşivlerinde taranmış PDF'ler sık karşılaşılan bir dosya türüdür. Bu dosyalar okunabilir metin içermez; yalnızca sayfa görüntüsü taşır. Bilgisayar açısından içleri boştur.
İşe yaramaları için optik karakter tanıma ile metne dönüştürülmeleri gerekir. Türkçe karakterlerin doğru çıkması hem tarama kalitesine hem de kullanılan motorun Türkçe desteğine bağlıdır; bu iki nokta baştan kontrol edilmelidir.
Tablolar, damgalar ve el yazısı notlar dönüşümde en çok sorun çıkaran kısımlardır. Tüm arşivi işlemeden önce küçük bir örneklem üzerinde çıktıyı gözle kontrol etmek, arşivin tamamını yeniden işleme ihtimalini azaltır.
Asistanın verdiği cevabın hangi belgenin hangi bölümünden geldiğini göstermesi, hoş bir ek özellik değil, temel bir gerekliliktir. Kaynağı görünmeyen cevap, doğru olsa bile kullanılamaz.
İki gerekçesi var. Birincisi doğrulama: kullanıcı cevaba güvenmeden önce metnin aslına bakabilmelidir. İkincisi izlenebilirlik: bir kararın hangi prosedüre dayandığını sonradan göstermek gerekebilir.
Kaynak gösterme ayrıca arşivin kendi hatalarını ortaya çıkarır. Yanlış bir cevabın arkasındaki belgeyi gördüğünüzde, sorunun modelde değil yıllardır güncellenmemiş bir talimatta olduğunu fark edersiniz.
Aşağıdaki maddeler tamamlanmadan yapılan bir kurulum, teknik olarak çalışsa bile kullanıcıların güvenini kazanamaz. Sıralamayı bozmadan ilerlemek en sağlıklısıdır.
Bu hazırlık, projenin görünmeyen ama sonuca doğrudan yansıyan kısmıdır. Doküman tarafı düzeldiğinde, model seçimi de çok daha kolay bir tartışmaya dönüşür.
Ücretsiz bir değerlendirmeyle başlıyoruz. Mevcut durumunuzu çıkarıyor, riskleri ve eksikleri önceliklendirilmiş bir yol haritası halinde sunuyoruz.
Ücretsiz değerlendirme
