CRM ve B2B Bayi Portalı

Satış bilgisi kişinin kafasında durmamalı

Müşteri bir Excel’de, teklif bir klasörde, sipariş muhasebede, “o bayiye ne demiştik” ise yalnızca temsilcinin telefonunda duruyorsa satış süreci parçalıdır. Temsilci izinli olduğunda iş durur; ayrıldığında müşteri notu da gider. Karelsan olarak CRM ve bayi portalını bu dağınıklığı tek yere toplamak için yazıyoruz. Hazır bir kutuyu olduğu gibi dayatmıyoruz; sizin teklif, sipariş ve cari akışınıza oturtuyoruz.

Ankara’da, Çankaya ofisinden hem keşif hem teslim yapıyoruz. İlk toplantıda ekran çizmiyoruz. Önce kim teklif hazırlıyor, kim onaylıyor, bayi siparişi nasıl iletiyor, muhasebe hangi programda, fiyat kimin yetkisinde, bunları sayıyoruz. Sayılamayan süreç kodlanamaz. “Dijitalleşelim” diye başlayan işler burada takılır; çünkü süreç ağızda, yazılımda değil.

CRM tarafında müşteri kartı, görüşme notu, teklif ve takip tek yerde durur. B2B tarafında bayi kendi siparişini girer, kendi carisine ve belgelerine bakar, başkasınınkine bakamaz. Ana firma tümünü görür. Yetki sipariş satırına kadar inebilir. Bu ayrım baştan kurulmazsa portal, paylaşılan bir Excel’den farksızlaşır.

Portalın işi telefonu azaltmak

Bayiler sipariş için arıyorsa, stok ve vade sorusu her sabah tekrarlanıyorsa, fiyat listesi mail ekinden yürüyorsa portalın gerekçesi nettir. Ekranı sade tutuyoruz. Bayinin öğrenmesi gereken üç iş vardır: sipariş girmek, durumu görmek, belgeye bakmak. Onun üstüne dashboard, rozet, yapay zekâ önerisi koymuyoruz. Eğitim kısa kılavuz ve bir oturumluk anlatımdır; karmaşık ekran eğitimle düzelmez.

Bayiye özel fiyat ve iskonto yapısı portalin omurgasıdır. Herkesin aynı listeyi görmesi, sizin sahada verdiğiniz ayrıcalığı bozar. Liste değişince eski siparişin fiyatı sessizce değişmez. Onaylanan sipariş kilitlenir. Değişmesi gerekiyorsa kim değiştirdiği kayda düşer.

Mobil uyum varsayılandır. Saha temsilcisi ve bayi telefonundan bakabilmelidir. Ayrı bir mobil uygulama vaat etmiyoruz; tarayıcıda düzgün çalışan bir arayüz yeter. Tablette de, dar ekranda da sipariş satırı okunur kalır.

Muhasebe ve ERP ile tek kayıt

Entegrasyon kurulduysa sipariş muhasebeye iki kez düşmez. Portalda onaylanan kayıt tek satır olarak muhasebeye veya ERP’ye yazılır. Bağlantı koparsa sipariş portalde bekler, sessizce kaybolmaz. Hata maili veya panel uyarısı düşer. “Gönderildi sandık” boşluğunu kapatmak, entegrasyonun asıl işidir.

Programın bir bağlantı kapısı yoksa baştan söyleriz. Çoğu yaygın çözümle konuşulur; konuşulamayanı keşifte eleyiz. Elle dosya taşıyarak yürüyen aktarım, portalın yanına yeni bir kırılganlık ekler. Onu da yazılımın parçası yapmadan önce duruyoruz.

Cari, stok ve vade bilgisi kaynaktan gelir. Portalde ikinci bir stok defteri tutmuyoruz. Kaynak muhasebedeyse muhasebe doğrudur; kaynak ERP ise ERP doğrudur. İki doğru birden olmaz. Çelişen rakam, bayi güvenini bir sezonda bitirir.

Temsilci değişir, kayıt kalır

Not, teklif ve görüşme firmaya aittir. Temsilci hesabı kapanır, kayıt yeni yetkiliye devredilir. Kişinin özel Excel’i bu işin dışındadır; aktarmak isterseniz ayrıca konuşuruz. Aktarılamayan satır varsa onu da listeleriz. “Hepsini taşırız” deyip yarım bırakmayız.

Eski Access, FoxPro veya dağınık klasörler varsa önce hangi ekranın hâlâ iş gördüğünü sayıyoruz. Veriyi aktarıp ekranı yeniden yazıyoruz; yirmi yıllık arayüzü olduğu gibi taşımıyoruz. İş gören bir rapor varsa onu kaybetmeden karşılığını kuruyoruz.

Kendi sunucunuzda tutmak isterseniz kod aynı kalır, kurulum sizin makinenize yapılır. Yedek, sertifika ve güncelleme sorumluluğu yazılı paylaşılır. Bulutta tutulan kopya yoksa veri ağınızdan çıkmaz. Çankaya’dan uzaktan bakım yapılacaksa erişim yolu da aynı yazıda durur.

Kapsamı abartmadan teslim

Bu işin yanında entegrasyon, e-fatura veya bildirim kuyruğu gerekebilir. Onları ayrı başlıkta tutuyoruz. CRM ve portal, yedekleme veya 5651 kaydı yerine geçmez. Her birinin kendi sayfası var. Burada anlattığımız, satış ve bayi trafiğinin tek sistemde toplanmasıdır.

Üstte özet ve kapsam, altta sık sorulanlar duruyor. Uzun metnin işi, portalın bir vitrin değil sipariş ve cari hattı olduğunu baştan koymak. Keşif için iletişim yeterli. İlk görüşmede süreç sayılır, ikinci adımda hangi ekranın kimde olacağı yazılır. Teklif bu yazıdan sonra çıkar; ekran görüntüsünden önce değil.

Ankara içi ekiplerle yerinde oturup mevcut teklif dosyasına bakmayı tercih ediyoruz. Uzaktan da olur; ama fiyat listesinin gerçekten nasıl uygulandığını görmeden ekran çizmeyiz. Bayi sayısı, sipariş sıklığı ve muhasebe programı belli olmadan gün tahmini de vermeyiz. Bu üçü netleşince işin büyüklüğü de netleşir.

Teslim ve sonrası

İlk teslimde yönetici, satış ve bir bayi ile oturup gerçek bir siparişi uçtan uca giriyoruz. Ekran “çalışıyor” demek yetmez; o siparişin muhasebeye düşmesi, stokun düşmesi ve bayinin belgeyi görmesi gerekir. Bu üçü olmadan canlıya almıyoruz. Eksik bir halka varsa canlı tarihi erteleriz. Ertelemek, yarım portalı sahaya sürmekten ucuzdur.

Canlıya alındıktan sonra ilk hafta kayıtları birlikte izliyoruz. Yanlış iskonto, çift sipariş, girilemeyen cari — bunlar ilk günlerde çıkar. Düzeltmeyi o hafta yapıyoruz. İkinci ayda çıkan istek çoğu zaman yeni bir iştir; onu kapsam dışı diye keser, ayrı konuşuruz. İlk sözleşmenin şişmesi hem sizi hem bizi yorar.

Eğitim tek seferlik değildir. Yeni bir satış temsilcisi geldiğinde kısa bir oturum daha yapılır. Kılavuz güncel kalır. Ekran değiştiyse kılavuz da değişir. Eski PDF’nin dolaşması, yanlış sipariş üretir. Çankaya’dan uzaktan da bu oturumu yapabiliyoruz; yerinde tercih ettiğinizde ofise veya firmanıza geliyoruz.

Portal, stok devri veya üretim planı değildir. Üretim formu, fire kaydı veya depo sayımı ayrı iştir. Onları da yazdığımız olur; bu sayfanın vaadi o değildir. Burada durduğumuz yer müşteri, teklif, sipariş ve bayi carisidir. Sınır net olursa hem teslim hem sonraki yılın bakımı net kalır. İlk yılın bakımında ekran kırılmaz; kırılan şey genelde yeni bir iskonto kuralı veya yeni bir belge türüdür. Onu da yazıp fiyatlarız, sessizce “hallederiz” demeyiz.